○中富良野町文書取扱規程
平成16年3月31日
訓令第5号
第1章 総則
(趣旨)
第1条 町における文書事務の取扱いについては、別に定めるもののほか、この規程の定めるところによる。
(文書事務取扱いの原則)
第2条 文書事務の取扱いは、正確、迅速、ていねいに行い、もつて事務能率の向上に務めなければならない。
(総務課の職責)
第3条 総務課は、文書管理主管部署として文書事務全体に関する運営、指導及び調整等を行うものとする。
(課長の責務)
第4条 課の長(以下「課長」という。)は、つねにその課における文書事務の取扱いが文書事務取扱いの原則に従がつて行われるよう務めなければならない。
2 課長は、各課における文書事務の責任を負うものとする。
(文書取扱主任)
第5条 課長の文書事務を補佐する者として、各課に文書取扱主任を置く。
2 文書取扱主任は、課長が課員の中から指名する者をもつて充てる。
3 文書取扱主任は、次に掲げる事務を処理する。
(1) 課内の文書事務についての指導及び調整
(2) 各課で管理する文書の整理、保管、移し換え、保存及び廃棄に関する作業の指揮
第2章 文書の記号及び文書番号
(文書の記号及び番号)
第6条 文書は、次の方法により記号及び番号をつけなければならない。ただし、条例、規則、告示及び訓令については次条に定める方法により処理しなければならない。
(1) 文書の記号は、町名及び課名の首字を用いる。
(2) 文書の番号は、発信簿により、記号及び会計年度ごとの一連番号を付けるものとする。ただし、軽易な文書については、記号及び番号を省略することができる。
2 番号の更新は、会計年度毎に新しい番号を付するものとする。
(条例等の令達)
第7条 条例、規則、告示及び訓令の番号はそれぞれ当該原簿により、通し番号による一連番号を付けるものとする。
2 番号の更新は、暦年により新しい番号を付するものとする。
第3章 文書の受領、配付及び収受
(文書の受領)
第8条 町に到達した文書は、総務課において受領する。ただし、各課に直接到着した文書については当該課で受領し、収受することができる。
2 電報、親展文書、書留、配達証明、内容証明及び特別送達等の取扱いをされたもの並びに現金及び有価証券が添付された文書(以下「特殊文書」という。)は、開封せず、封皮に受付日付印を押印し、特殊文書受付簿(様式第1号)に所要事項を記入のうえ、直接名あて人に配付し、受領印を徴する。
3 特殊文書以外の文書は、配付先の明確な文書については閉封のまま、不明確な文書は開封し、主務課を確認したうえで、各課に配付する。
4 勤務時間外に到達した文書は、当直者を経て総務課が受領する。この場合において、電報、速達その他至急を要する文書は、関係者に連絡して指示を受けなければならない。
5 料金の未納又は不足の文書については、総務課長が認めるものに限り、その料金を支払い、受け取ることができる。
(配付文書の取扱い)
第9条 受領の手続を終えた文書は、総務課が各課に配付する。ただし、現金及び有価証券は副町長に、町長、副町長あての親展文書は町長、副町長にそれぞれ配付する。
2 複数の課に関連のある文書は、総務課長が最も関係の深いと判断した課に配付する。ただし、その主管について各課の意見が異なるときは、総務課長が主務課を決定する。
3 配付を受けた文書で、その主管に属さないものがあつたときは、直接他の課に転送せず、その旨を述べて、総務課に返付しなければならない。
(文書の収受)
第10条 各課は、配付された文書及び直接受領した文書の内容を点検の上、収受しなければならない文書については、文書管理システムに収受登録しなければならない。ただし、刊行物、ポスター及び挨拶状その他これらに類する軽易な文書については省略することができる。
2 審査請求書、訴願その他収受の日時が権利の得喪又は変更に関係があると認められる文書については、収受日付印の下に収受時刻を明記しその封皮を添付しなければならない。
3 通達、照会等の文書で通知、回答等が必要なもの、その他文書の内容が重要なものについては、文書管理システムに必要事項を登録しなければならない。ただし、単なる資料、ポスター等軽易な文書については省略することができる。
第4章 文書の処理
(起案文書の作成)
第11条 起案文書は、文書管理システムにより生成される決定書を用いて作成しなければならない。ただし、次の各号に掲げるものの起案については、この限りでない。
(1) 別に起案帳票を定めているもの
(2) 決裁権者が必要と認めるもの
2 起案は、文書管理システムに事案の内容その他所要事項を入力し、入力内容等を電磁的に表示、記録することとし、電子決裁により行うものとする。
3 前項の規定にかかわらず、文書管理システムの運用上の都合により電子決裁ができないとき、事務処理の効率化等の観点から合理的であると認めるとき又は決裁権者がやむを得ないと認めるときは、紙により起案することができる。
第12条 削除
(合議)
第13条 起案文書の事案が他課の主務事務に関係のあるものは、主務課長の意思決定を経た後、事務に関係の深い課から順に合議しなければならない。
2 合議を受けた関係課において異議のあるときは、速やかに主務課と協議し、協議のととのわないときは、その旨を付して上司の指示を受けなければならない。
(決裁の順序)
第13条の2 決裁は原則として、順次、その決裁を受けるべき事案に係る事務を所管する直属の上司の意思決定を経るものとする。
2 前項の場合において、他の課に関連のある事案であると認めたときは、当該課に合議又は供覧をしなければならない。
(決裁)
第14条 決裁を受けた文書には、認印を押印しなければならない。ただし、文書管理システムによる電子決裁を受ける場合はこの限りでない。
2 秘密を要するもの、特に緊急を要するもの又は特に重要なもの等は、責任者が自ら携帯して決裁を受けなければならない。
3 決裁については、この規程に定めるもののほか、中富良野町処務規則(昭和43年7月31日規則第7号)に定めるところによる。
第5章 文書の施行
第15条 削除
第16条 削除
(公印の押印及び使用)
第17条 決裁が終わつた施行文書には、公印を押印しなければならない。ただし、法令等又は発送先で公印を必要としていない文書、報告、通知、照会、回答、依頼、事務連絡に類する文書、印刷又は謄写した文書及び軽易な文書等は、これを省略することができる。
2 公印については、中富良野町の公印に関する規程(昭和55年4月1日訓令第1号)に定めるところによる。
(発送)
第18条 発送文書は、総務課において、次の各号により発送するものとする。
(1) 発送文書は、主務課において、必要事項を文書管理システムに登録する。
(2) 発送文書は、主務課において、あて先を記入した封筒に入れ、総務課に回付する。
(3) 郵便及び電信で発送する文書は、総務課において発送する。
(掲示)
第19条 文書の掲示は、掲示する文書を総務課に申し出し、各課が文書を掲示場に掲示することにより行う。
第6章 完結文書の保管、保存及び廃棄
(文書分類表)
第20条 文書は、系統的に秩序立てて管理するため、別に定める文書分類表に従つて分類しなければならない。
2 各課は、次に掲げる事由が生じた場合には、速やかに細分類項目の変更を検討し、文書分類表変更届(様式第2号)を総務課に提出しなければならない。
(1) 新たな事業等が生じ、既存の文書分類表の細分類項目にないタイトルが必要となつた場合
(2) 文書の移し換え及び廃棄の際に、簿冊の保存年限等の見直しを行つた場合
3 各課は、次に掲げる事由が生じた場合には、速やかに大分類項目、中分類項目及び小分類項目の変更を検討し、変更内容を総務課に提出しなければならない。
(1) 新しい事務分掌が設けられること等により、既存の分類項目では文書の分類が困難な場合
(2) 各分類項目における文書量が多くなり、文書の検索に不都合が生じた場合
4 総務課は、前2項に定める変更内容を確認のうえ速やかに文書分類表を変更し、新たな文書分類表を各課に提示しなければならない。
(文書の整理)
第21条 文書の整理は、原則として簿冊により行うものとする。
2 簿冊には、次に掲げる事項を表示したタイトルラベル背表紙用(様式第3号)を背表紙に貼付するか又は必要事項を手書きで記載しなければならない。
(1) 作成年度
(2) 完結年度
(3) 文書分類番号
(4) 分類名
(5) ファイル名
(6) 保存年限
(7) 廃棄年度
(8) 常用区分
(9) 所属名
(簿冊の編さん)
第22条 文書は、毎件施行月日の順に整理し、最新の文書が最後にくるように綴じる。
2 ひとつの簿冊には、原則として同一の細分類名のみを綴ることができる。
3 文書に添付された図面、資料等で当該簿冊に編集することが困難なものは、適宜袋若しくは箱に入れ、又は結束して別に整理し、関係簿冊にその旨を記載するものとする。
4 簿冊の厚さは、約10センチメートルを上限とし、これを超える場合には適宜分冊する。
(文書目録の添付)
第23条 簿冊に綴じ込まれている文書の正確な把握に資するため、簿冊の先頭頁に文書目録を添付しなければならない。
2 文書目録は、原則として3年保存以上の簿冊に添付するものとする。
3 ひとつの簿冊に複数の年度の文書が綴られている場合は、文書目録は、年度ごとに別葉で作成する。
(文書の保管)
第24条 文書の保管は、文書取扱主任のもと各課において行う。
2 保管の期間は、原則として保存年限起算日より1年間とする。
(常用簿冊)
第25条 常用簿冊は、年度が更新されても使用頻度の高い簿冊として、その保管期間を延長することができる。
2 常用簿冊として指定することができる簿冊は、次に掲げるものとする。
(1) 通年簿冊
(2) 台帳、名簿等の課内に常置して利用する簿冊
(3) その他常用とすることが必要と認められる簿冊
3 常用簿冊は、常用が終了した場合は、適切な時期に、保管簿冊目録に完結年度を記入し、総務課へ提出しなければならない。
(文書の引継ぎ)
第26条 各課は、文書取扱主任のもと、保管期間を経過した簿冊で保存年限が満了していない簿冊を対象に引継ぎを行わなければならない。
2 文書の引継ぎは、次に掲げる方法により行うものとする。
(1) 総務課は、毎年引継ぎすべき簿冊について、文書管理システムから引継廃棄指示書(様式第4号)を作成し、各課の文書取扱主任に交付する。
(2) 各課の文書取扱主任は、引継廃棄指示書と簿冊を対照した上で、保存書庫に運び、簿冊を収納する。
(3) 各課の文書取扱主任は、引継廃棄指示書に移し換えの年月日等必要事項を記入し、総務課へ提出する。
(4) 総務課は、各課から提出された引継廃棄指示書をもとに、保存書庫へ移し換えされた簿冊の確認作業を行つた後、引継目録(様式第5号)として管理する。
(文書の保存)
第27条 文書の保存は、総務課が、保存書庫において、それぞれの簿冊の保存年限に従つて保存期間が満了するまで行う。ただし、保存期間の満了した文書であつて、継続して保存の必要が生じた場合は、当該保存期間を延期することができる。この場合において、当該文書に係る主務課は、総務課長に文書保存延長の理由を付け申し出るものとする。
(文書の保存年限)
第28条 文書の保存年限は、別に定めのあるものを除き、次の5種とする。
(1) 第1種 30年保存
(2) 第2種 10年保存
(3) 第3種 5年保存
(4) 第4種 3年保存
(5) 第5種 1年保存
2 文書の保存年限は、当該文書が完結した日の属する会計年度の翌会計年度の4月1日から起算する。
3 第1種の30年保存文書に属するものは、おおむね次のとおりとする。
(1) 町議会に関する重要なもの
(2) 条例、規則、告示、訓令、達、指令の原議及び関係書類
(3) 郷土史の資料となるもの
(4) 国又は県の訓令、指令、例規、重要な通牒及び往復文書で保存の必要のあるもの
(5) 町の広報
(6) 職階、進退、賞罰、身分等の人事に関する書類で重要なもの
(7) 退職金及び遺族年金、扶助料に関する特に重要なもの
(8) 褒賞及び儀式に関する文書
(9) 審査請求、訴願、訴訟及び和解に関する重要なもの
(10) 調査、統計、報告、証明等で特に重要なもの
(11) 行政事務の重要施策に関するもの
(12) 事務引継に関する重要なもの
(13) 予算、決算及び出納に関する特に重要なもの
(14) 財産、営造物及び町債に関するもの
(15) 町税の徴収に関する特に重要なもの
(16) 寄附受納に関する重要なもの
(17) 許可、認可又は契約に関する特に重要なもの
(18) 隣接市町村との分合に関するもの
(19) 事業及び事業計画に関する重要なもの
(20) 工事に関する特に重要なもの
(21) 原簿、台帳等で特に重要なもの
(22) 法令に基づく各種台帳
(23) その他30年保存の必要を認められるもの
4 第2種の10年保存文書に属するものは、おおむね次のとおりとする。
(1) 町議会に関するもの
(2) 備品の出納に関する重要なもの
(3) 予算、決算及び出納に関する重要なもの
(4) 補助金に関する重要なもの
(5) 職階、進退、身分等人事に関するもの
(6) 調査、統計、報告、証明等で重要なもの
(7) 原簿、台帳等で重要なもの
(8) 徴税その他公租、公課に関するもの
(9) 外国人登録に関するもので重要なもの
(10) その他10年保存を必要とする書類
5 第3種の5年保存文書に属するものは、おおむね次のとおりとする。
(1) 外国人登録に関するもので、第2種以外のもの
(2) 調査、統計、報告、証明等に関するもの
(3) 財産、営造物に関するもので第1種以外のもの
(4) 給与に関する重要なもの
(5) 重要文書の発受に関するもの
(6) 工事又は物品に関するもの
(7) その他5年保存の必要を認められるもの
6 第4種の3年保存文書に属するものは、おおむね次のとおりとする。
(1) 調査、統計、報告、証明、復命等に関するもの
(2) 予算、決算及び出納に関するもの
(3) 給与に関するもの
(4) 照会、回答その他往復文書に関するもの
(5) 出勤、遅参、早退、休暇、出張等の願及び届に関するもの
(6) その他3年保存を必要とする書類
7 第5種の1年保存文書に属するものは、おおむね次のとおりとする。
第1種から第4種以外のもので、おおむね次に掲げるもの
(1) 文書の収受、発送処置に関するもの
(2) 忌報、身分、住所等の届けに関するもの
(3) 日誌、調査、報告、通知等で特に軽易なもの
(4) 消耗品、受払に関する特に軽易なもの
(5) 軽易な照会、回答その他の文書
(6) 処理を終わつた一時限りの願、届及びこれに関するもの
(7) その他1年保存を必要とする書類
(保存簿冊の利用)
第29条 保存簿冊を利用するときは、文書管理システムにより申請又は主務課長に申出しなければならない。
2 保存簿冊の利用期間は、原則として5日以内とする。
3 各課の文書取扱主任は、必要に応じて、保存書庫と保存簿冊持出簿の照合及び点検をしなければならない。
(文書の廃棄)
第30条 文書の廃棄は保存年限の満了した文書を対象に、次に掲げる方法により行う。
(1) 総務課は、廃棄する必要がある簿冊について、引継廃棄指示書(様式第4号)を作成し、各課の文書取扱主任へ交付する。
(2) 各課の担当者は、配付された引継廃棄指示書に示されている簿冊が廃棄可能か否かを確認する。
(3) 各課は、前号において廃棄が可能と判断された簿冊は、総務課が指定する場所に運ぶ。
(4) 各課の文書取扱主任は、引継廃棄指示書に廃棄年月日等を記入し、又は引継廃棄指示書に指示漏れの廃棄対象簿冊があれば追加し、廃棄できないと判断された簿冊においては修正を加え、作業結果として総務課に提出する。
(5) 総務課は、各課から提出された引継廃棄指示書をもとに、運び出された簿冊及び保存書庫の確認作業を行つた上で原本を廃棄目録(様式第6号)として管理する。
(6) 総務課は、前号に定める廃棄目録の写しを各課の文書取扱主任へ交付する。
2 総務課は、前項の作業が終了し、文書を廃棄する前に次に掲げる手続をとらなければならない。
(1) 総務課は、廃棄目録を町史及び文化財担当課に送付する。
(2) 町史及び文化財担当課は、廃棄目録に含まれる簿冊の中に歴史的資料価値のある簿冊があるかを確認し、保存が必要と判断する簿冊がある場合は、総務課へ連絡する。
(3) 報告を受けた総務課は、廃棄目録から当該簿冊の抹消等の処置をし、簿冊の保存年限の変更及び簿冊本体の背表紙の変更を行う。
3 総務課は、前2項の作業の終了を確認し、廃棄簿冊を焼却、裁断等適切な方法で処理の上、処分する。
附則
この規程は、平成16年4月1日から施行する。
附則(平成19年3月30日訓令第1号)
この規程は、平成19年4月1日から施行する。
附則(平成28年3月31日訓令第1号)
この規則は、平成28年4月1日から施行する。
附則(令和5年6月30日訓令第5号)
この規程は、令和5年7月1日から施行する。
様式
様式第3号(21条関係) タイトルラベル背表紙用